Rollespilsfabrikken - Check-in

Vi gik til projektet med et ønske om at forstå fællesskabets erfaringer. Vi besøgte deres klubhus og deltog i et live action-rollespil på Amager Fælled. Gennem observationer, interviews, samtaler og kampe med papsværd begyndte vi gradvist at opbygge en forståelse for fællesskabets praksisser, roller og udfordringer.

Én udfordring skilte sig særligt ud som den mest belastende for deltagerne til eventet. Ved check-in til arrangementerne skulle de frivillige konstant vejlede og hjælpe forældre til de deltagende børn, hvilket skabte lange køer. Selvom forældrene ikke selv oplevede køen som et stort problem, var det tydeligt, at de frivillige blev påvirket og presset af situationen. Derfor valgte vi at fokusere på de frivillige og betragte forældrene som en potentiel fremtidig interessentgruppe.

Senere, da vi udforskede situationen gennem en workshop, blev det tydeligt, at deres eksisterende tilmeldings- og betalingsplatform var forvirrende for forældrene og skabte mange supporthenvendelser ved ankomst til arrangementerne. Der eksisterede flere parallelle brugerflows afhængigt af den enkelte brugers situation, hvilket betød, at de frivillige ofte måtte håndtere problemer manuelt. Workshoppen synliggjorde behovet for en enkel løsning, der kunne anvendes under tidspres, med få interaktionstrin og hurtig scanning for at undgå forsinkelser i de travleste ankomstperioder.

For at udvikle et koncept, der kunne gøre check-in lettere for de frivillige, undersøgte vi sammen med dem, hvordan en løsning kunne se ud. Dette skete gennem scenariebaserede aktiviteter, hvor vi forestillede os og afprøvede forskellige måder at gennemføre check-in på. En bred vifte af idéer opstod, herunder nye funktioner og forbedringer af det eksisterende system. På baggrund af dette input prioriterede vi i fællesskab de behov, der mest direkte kunne reducere de frivilliges arbejdsbyrde.

Gensidig læring var afgørende for udviklingen af det endelige koncept. De frivillige lærte af os gennem designværktøjer, som understøttede idéudvikling og strukturerede samtaler. Omvendt lærte jeg af de frivillige, hvordan leg kan gøre en designproces mere udforskende, åben og kreativ.

Resultatet blev en app, der understøtter hurtige interaktioner med lav opmærksomhedsbelastning i tidspressede check-in-situationer. Selvom løsningen ikke nødvendigvis er banebrydende i sin form, ligger dens styrke i, hvor præcist den adresserer de konkrete behov, som de frivillige gav udtryk for. Som det fremgår af flowdiagrammerne nedenfor, blev tilmeldings- og betalingsflowet forenklet betydeltigt. Den mest centrale funktion er en QR-kode, som genereres ved tilmelding. Dette gør det muligt for de frivillige hurtigt at scanne deltagere ved arrangementerne. Derudover præsenteres brugerne for et tydeligt overblik over kommende arrangementer samt en kalendervisning.

Flowcharts viser check-in flowet før og efter re-designet. Det nye flow er mærkbart simplere og sikrer færre trin i pressede situationer.